Voor Studytravel Taalreizen is er een mogelijkheid gemaakt om groepsboekingen op maat aan te bieden en in te boeken.
Een veelvoorkomend geval is bv. een middelbare school in Nederland die zijn leerlingen een groepstaalreis van 1 week Spaans wil aanbieden, tegen aantrekkelijke prijs.
Hiertoe is de reeds bestaande beheer omgeving uitgebreid met de mogelijkheid om een groepsboeking aan te maken.
Deze groepsboeking wordt dan gemaakt op naam van de 'middelbare school', en bevat de volgende extra functionaliteit:
Naast de standaard instellingen als school, bestemming, taalcursus en duur van de groepsreis:
wordt de groepsreis apart geprijsd en een aangepast boekingsformulier template gekozen:
ook kunnen een willekeurig aantal opties worden toegevoegd en geprijsd:
Voor deze groepsboeking wordt dan een specifiek formulier aangemaakt waarmee reizigers (bv. de middelbare scholieren of hun ouders) zich kunnen aanmelden voor deze groepsboeking:
Omdat het boekingsformulier per specifieke groepsboeking op maat is aangemaakt, hoeft de reiziger (bv. middelbare scholier) alleen nog maar de noodzakelijke gegevens in te vullen, zoals evt. accommodatie upgrades of verzekeringen. De rest is op maat voor ingevuld en geprijsd met de specifiek voorafgesproken prijs (met bv. de school)
Nadat een reiziger de aanmeldstappen heeft doorlopen, verschijnt in de beheeromgeving de aanmelding in de reizigerlijst van de groepsboeking:
Elke reiziger heeft zijn eigen 'individuele' boeking waarop kan worden doorgeklikt.
Afhankelijk van hoe de betalingen worden geregeld kan vanuit de 'individuele' boeking een losse factuur worden opgemaakt en verstuurd, voor het totaalbedrag maar bv. ook alleen voor de bijgeboekte verzekeringen. Deze factuur is dan bestemd voor bv. de middelbare scholier en/of zijn ouders.
In de groepsboeking zelf kan ook een totaalfactuur opgemaakt voor de partij die deze groepsreis organiseert, zoals bv. de middelbare school. Deze bevat dan de nog openstaande kosten die niet door de inviduele boekingsfacturen worden gedekt.
Omdat van de standaard beheeromgeving gebruikt wordt gemaakt, is het proces van het afhandelen van de groepsboeking en -aanmeldingen hetzelfde als de individuele boekingen: Facturen worden als PDF via email verstuurd. Reisbeschrijvingen worden gegenereerd. Statussen en workflow worden bijgehouden en gemonitord. Rapportages zijn beschikbaar vanuit de standaard rapportomgeving waar de klant zelf de queries kan beheren.
